Dla firm. Ubezpieczenie OC jako koszt

Przedsiębiorcy prowadzący własną działalność gospodarczą często wykupują ubezpieczenie, niekiedy obowiązkowe (np. OC dla firmowego pojazdu), czasem też dobrowolne, zabezpieczające m.in. konkretne środki trwałe. Powstaje więc pytanie: czy zakupione na potrzeby działalności gospodarczej ubezpieczenie może być kosztem uzyskania przychodu? Innymi słowy, czy ubezpieczenie komunikacyjne może być uwidocznione w kosztach firmy?

Czy polisę OC można wrzucić w koszty?

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy wydatki poniesione na ubezpieczenie OC samochodu mogą stanowić firmowy koszt uzyskania przychodów (ubezpieczenie OC jako koszt uzyskania przychodu), należy zapoznać się z podstawowymi zasadami zaliczania wydatków do kosztów podatkowych, uregulowanych przez Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

W myśl ustawy do kosztów zalicza się wydatki, które przedsiębiorca poniósł w celu zdobycia przychodu lub zabezpieczenia i utrzymania jego źródła. Z racji na drugą część zapisu zakup polisy może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodów. Choć opłacenie ubezpieczenia bezpośrednio nie ma związku z powstaniem przychodu w firmie, to według stanowiska organów skarbowych jest działaniem mającym zabezpieczyć jego źródło. Należy także wiedzieć, że aby polisa ubezpieczeniowa mogła stać się kosztem uzyskania przychodów musi być ona w odpowiedni sposób udokumentowana, np. koszty firmy w leasingu za pomocą umowy leasingowej.

Kiedy ubezpieczenie OC samochodu osobowego wliczać w koszty firmy?

Przedsiębiorcy prowadzący własną firmę często wykupują w jej ramach polisy ubezpieczeniowe – czasem obowiązkowe, jak OC do firmowych pojazdów, a czasem dobrowolne, zabezpieczające np. konkretne środki trwałe. W związku z tym powstaje pytanie: czy polisa ubezpieczeniowa będzie mogła powiększyć koszty uzyskania przychodu, a jeśli tak – to w jaki sposób należy je zewidencjonować?

Do kosztów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę, są w odpowiedni sposób udokumentowane oraz poniesiono je w celu zdobycia przychodu albo zabezpieczenia lub utrzymania jego źródła. Wydatki takie nie mogą być uwzględnione w art. 23 ustawy – jest tam zawarty katalog kosztów, które nie są uznane za koszty uzyskania przychodów. Mimo iż opłacenie ubezpieczenia nie przyczynia się bezpośrednio do powstania przychodu, to jest to działanie mające zabezpieczyć jego źródło – takie stanowisko zajmują również organy skarbowe. Przez wzgląd na fakt, że tego typu wydatek nie został wskazany w art. 23 ustawy, spełnia on warunki do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu.

W związku z powyższym, aby polisa ubezpieczeniowa mogła stać się kosztem uzyskania przychodów, musi zostać poniesiona przez przedsiębiorcę na cele firmowe.

Jedyną wątpliwość może wzbudzać forma udokumentowania wydatku ubezpieczenia auta na firmę (do kosztów firmowych). Najczęściej na polisę ubezpieczeniową przedsiębiorca nie otrzymuje faktury, dlatego bardzo ważne jest, aby polisa ubezpieczeniowa, która ma być w kosztach, zawierała kilka kluczowych informacji: dane obu stron umowy, datę wystawienia polisy, przedmiot umowy, wartości składki, podpisy oraz daty dokonania płatności.

Polisa ubezpieczeniowa w KPiR

Skoro wiadomo już, że firmowa polisa ubezpieczeniowa może powiększyć koszty uzyskania przychodów, należy ustalić, w jaki sposób można ją zaksięgować. Postępowanie to będzie zróżnicowane ze względu na zdeklarowaną metodę rozliczania kosztów – kasową lub memoriałową.

W przypadku metody kasowej księgowanie ubezpieczenia należy uwzględnić w KPiR w dacie zawarcia polisy. Nie jest istotne, na jak długi okres zawarta została umowa.

Przedsiębiorca rozliczający się metodą memoriałową powinien poświęcić więcej uwagi ewidencji polisy ubezpieczeniowej. Gdy obejmuje ona okres mieszczący się w jednym roku podatkowym (od 1 stycznia do 31 grudnia), wtedy – podobnie jak przy metodzie kasowej – całość wydatku można zaksięgować w dacie opłacenia. Jednakże w przypadku polis, które dotyczą okresu na przełomie lat podatkowych, konieczne będzie dokonanie proporcjonalnego podziału.

Jeśli polisa ubezpieczeniowa została opłacana gotówką w dniu jej wydania i informacja taka widnieje na dokumencie, to stanowi to wystarczającą podstawę zaksięgowania kosztu. Jeżeli przedsiębiorca opłaca ubezpieczenie np. przelewem bankowym, konieczne będzie dołączenie do dokumentacji dodatkowo dowodu zapłaty (np. potwierdzenia transakcji).

Polisa ubezpieczeniowa jako koszt uzyskania przychodów – czasem do określonego limitu

W większości przypadków firmowe polisy ubezpieczeniowe nie są obciążone ograniczeniami co do możliwości zaliczenia ich do kosztów. Jednakże istnieją tu pewne ograniczenia.

Ograniczenie pierwsze dotyczy nieobowiązkowego ubezpieczenia autocasco (AC) dla samochodu o wartości przekraczającej 20 000 euro. Kupując samochód, który ma stać się środkiem trwałym firmy, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć ubezpieczenie AC w kosztach do wysokości właśnie 20 000 euro (przeliczając z polskiej waluty według średniego kursu NBP). Jeśli pojazd kosztował więcej (np. 40 000 euro), wówczas może zostać wliczona do kosztu jedynie połowa jego wartości. Co ważne, ograniczenie to nie obowiązuje w przypadku obowiązkowego ubezpieczenia OC – może ono zostać uwzględnione w pełnej wysokości.

Innym ograniczeniem jest to wynikające z prowadzonej kilometrówki. W takim przypadku polisy ubezpieczeniowe – zarówno OC, NNW czy AC – mogą trafić do kosztów wyłącznie w ramach limitu, obliczonego na podstawie pokonanych w danym miesiącu firmowych tras.

Trzeba pamiętać o ograniczeniach dotyczących składek za ubezpieczenia samochodów osobowych. W przypadku pozostałych pojazdów pieniądze wydane na polisę AC stanowią koszty podatkowe. Oznacza to, że jeśli w wykonywanej działalności wykorzystujemy samochody ciężarowe, to koszt ubezpieczenia samochodu ciężarowego będzie stanowił koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Jak więc widać, polisa ubezpieczeniowa w większości przypadków może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Największą uwagę należy zwrócić na nie wtedy, gdy obejmuje okres przypadający na różne lata podatkowe albo też dotyczy wykorzystywanych w firmie samochodów.